10 questions à poser avant de réserver votre lieu
Aaaaah le lieu de votre mariage. De lui dépendent beaucoup d’éléments (voire tous) de l’organisation de votre Grand jour. L’ambiance générale, les besoins de déco, la qualité de la prestation. Beaucoup de cela peut être déjà favorisé par à un bon choix de salle. Alors s’assurer de bien le choisir devient capital! C’est pour cela que je te propose aujourd’hui 10 questions à poser avant de réserver votre lieu de réception. Ainsi, tu mettras le maximum de chances de votre côté pour trouver LE domaine qui VOUS correspond !
10 questions à poser avant de réserver votre lieu c'est parti!
La capacité des différentes salles de réception
Bien souvent tu pourras trouver sur la plaupart des sites web des différents lieux de réception leur capacité maximal d’accueil. Mais bien souvent, ces derniers disposent en réalité de plusieurs salles. Lesquelles sont préconisées en fonction du nombre de vos invités.
Ainsi n’hésite pas à demander aux propriétaires les capacités d’accueil en format Cocktail (debout) ou Repas (assis) des différentes salles. Prendre ces éléments en compte peut être très avantageux, notamment si vous avez peu d’invités, pour qu’ils se sentent moin “perdus” dans une immense salle. Ou au contraire, si vous attendez beaucoup de monde cela vous indiquera le format le plus approprié pour garantir le meilleur confort de circulation pour tout le monde.
De même pour les chambres, c’est le bon moment pour te renseigner sur les possibilités de dormir sur place (tarifs, nombre de chambres, délais de réservation etc). Si beaucoup de tes invités se déplacent pour votre Grand jour, cela peut devenir une information essentielle!
D'autres mariages peuvent-il être organisés en même temps?
Eh oui, en particulier si vous vous mariez en pleine saison,le risque pour que d’autres couples se marient le même jour que vous est grand.
Il arrive fréquemment que plusieurs réceptions puissent se tenir parallèlement sur votre lieu. La plupart du temps pas d’inquiétude: les espaces sont bien séparés et les convives ne risquent pas de se croiser. Mais cela peut avoir un impact sur votre choix de salles et sur votre accès aux différents espaces du lieu, notamment aux extérieurs.
Ainsi, vous pouvez négocier avec les priopriétaires privatisation complète si cela compte pour vous. Ou alors adapter votre organisation si vous savez que vous serez plusieurs le jour J.
Les prestataires sont-ils imposés ?
Ce n’est pas systématique mais certains domaines peuvent parfois imposer des prestataires, notamment un traiteur, avec lesquels travailler. Ainsi ils s’assurent d’avoir une prestation constante, un prestataire qui connaît les lieux et ses régles, avec lequel il sera facile pour eux de travailler. Dans ce tels cas, il est hyper important de t’assurer que ces prestataires vous conviennent vraiment avant de signer. Mais aussi vérifier que leurs prestations entrent dans votre budget global.
Et si vous souhaitez malgré tout prendre quelqu’un d’autre, quelles sont les modalités pour ce faire. Et quels sont les éventuels frais associés (droit de bouchon) et aménagements à prévoir (mobilier non fourni par exemple).
De cette manière vous devriez éviter les mauvaises surprises. Et puis s’ils ne sont pas imposés, n’hésite pas à demander des recommandations à ton contact: ils ont l’habitude de voir passer des prestataires, d’analyser le niveau de contentement des mariés et sont souvent de très bon conseils!
L'étendue de la prestation
Vos hôtes vont sûrement vous annoncer un budget pour vos dates. Celui-ci devra mentionner le coût éventuel de la réservation du lieu en lui-même (certains ne le facturent pas, ça mérite d’être noté), de l’éventuelle prestation de restauration, du possible brunch ou location de chambres etc.
Mais avant de signer il est tout de même essentiel de bien comprendre ce qui est inclus dans la prestation. Cela va donc de s’assurer du coût des différentes prestations bien sur, à obtenir des précisions d’ordre purement logistique. Le domaine fournit-il le mobilier? Qui se charge de la mise en place des tables et chaises, Et la vaisselle et le linge de table: sont-ils fournis, par qui et qui les disposent en amont de la réception?
Tu peux aussi poser des questions très pratiques pour tes futurs prestataires comme l’alimentation électrique pour le DJ ou la possibilité d’installer des enceintes dans les espaces extérieurs. Je te conseille aussi de voir si une salle de stockage est mise à disposition du sommelier ou de la nounou pour faire dormir les enfants. Mais aussi, n’hésite pas à demander quel est le niveau d’équipement de la cuisine pour ton éventuel traiteur etc.
Enfin, je t’invite aussi à t’assurer des modalités de remise en état du lieu (nettoyage, rangement). A qui incombe-t-elle et quel est le coût éventuel pour sous-traiter cela? Ce sont de petites choses qui le jour J compteront crois-moi! 😉
Combien de temps précisément auras tu accès au lieu
Encore une fois, selon que tu viennes de loin ou pas (toi qui te marie près de chez tes parents alors que tu habites à l’autre bout de la France haha), que le domaine installe la salle ou pas, que tu aies prévu un brunch ou pas tu auras des besoins spécifiques.
Il est donc recommandé de poser des questions précises sur l’accès au lieu, et sa durée. Ainsi demande peut-être si tu peux accéder au lieu la veille pour installer la déco? Si cela n’est pas possible, peut-être peux-tu demander à ce qu’ils stockent au moins le matériel quelque part pour que vous n’ayez pas à tout amener entre la coiffeuse et l’enfiage de la robe. D’ailleurs, où comptes-tu te préparer? Peut-être auras-tu besoin de réserver votre chambre un peu plus tôt pour t’y changer.
Ensuite, concernant la fête en elle-même, surtout si le domaine n’est pas entièrement privatisé, tu pourras avoir des contraintes d’horaires dans la nuit où tu devras couper le son. Le service bar en tous cas aura un horaire de fin et cela aussi est un bon élément à connaître pour organiser la soirée.
Enfin, et de la même manière, certains invités pourront être tentés de jouer les prolongations le lendemain de la célébration. Je te conseille donc de demander l’heure à laquelle libérer les lieux pour anticiper un éventuel repli quelque part.
Existe-t-il des contraintes liées à la déco?
Selon que vous optiez pour une charmante salle des fêtes à intégralement décorer ou pour un lieu classé, vous aurez plus ou moins de latitude pour votre décoration. La présence d’un autre mariage ou d’un service de restauration classique à proximité de votre salle de réception pourra jouer également.
Comptes-tu disposer des bouquets de fleurs séchées le long du chemin? Tu voudrais mettre un panneau d’accueil à l’entrée du domaine? Vous envisagez de suspendre un tambour fleuri géant au-dessus de la table d’honneur? Vérifier avec la salle comment procéder voire où le disposer peut-être bienvenu.
De la même manière, si tu prévois ta cérémonier sur le lieu même de réception, tu peux voir avec les propriétaires si vous pouvez lancer des pétales ou des confettis. Super pour les photos, tu peux te retrouver à devoir tout balayer avant de partir alors ça peut-être intéressant de le savoir avant. 🙂
L'accès aux espaces extérieurs
Si tu optes pour un mariage à la belle saison il y a fort à parier que tout le monde adorerait utiliser les extérieurs. Que ce soit pour le cocktail, pour organiser un repas en plein air, voire même pour accueillir votre cérémonie laïque.
Dans ce cas il faudra que tu puisses savoir exactement à quels espaces tu auras accès et dans quelle mesure ils pourront être aménagés. Parmi les 10 questions à poser avant de réserver votre lieu je vous recommande donc de vous interroger sur les espaces extérieurs. Quelles seront les éventuelles précautions à prendre. Comment les éclairer? Pourrez-vous y diffuser de la musique? Etc.
Les possibilités de décoration en extérieur sont également incroyables, vous pourrez disposer des photobooths et petites animations ici et là, des guirlandes dans les arbres, des fleurs séchées partout etc… Moui je m’emballe tu l’as compris. Dommage que je sois déjà mariée parce que franchement je recommencerais bien! hahaha
Une solution de repli en cas de mauvais temps?
Aaaaah la météo. La grande ennemie des mariées. Mais celle qui, je préfère te le dire, gagne à tous les coups!
Alors oui on croise les doigts, les cheveux et tout ce qu’on peut pour que tu aies un temps idéal pour votre mariage. Mais dans l’éventualité infinitésimale où la météo se montrerait quelque peu capricieuse, je te conseille de voir comment cela serait géré sur place. Peut-on déplacer le cocktail et où ? Avez-vous la possibilité d’installer un barnum dans les extérieurs? Qui devra gérer ce déplacement?
Non mais en vrai je suis sure que tu n’en auras pas besoin. C’est juste pour savoir! 🙂
Le lieu de réception dispose-t-il d’un parking ?
Rares sont les jours de mariage où l’on n’utilise pas la voiture. Entre les belles tenues qu’on ne veut pas abîmer, le maquillage qu’on préfère éviter de faire couler et les distances souvent assez grandes entre mairie, lieu de culte et lieu de réception, même si je suis une écolo dans l’âme, ces jours là il est difficile de s’en passer. Encore faut-il pouvoir se garer!
Ainsi, je t’invite à voir avec les propriétaires du domaine ou de l’hôtel s’ils ont un parking auquel vos invités pourront accéder. Bien sur en connaître la capacité peut-être un bon élément à connaître également. A défaut de nombre suffisant de place, n’hésite pas à demander directement à ton contact sur place s’ils peuvent te recommander un parking assez proche. Je suis sure qu’on leur pose la question très souvent!
Quelles sont les conditions de réservation... et d’annulation ?
Vous voilà prêts à signer le contrat! Mais avant, et pour éviter les surprises, je te conseille te bien t’assurer des modalités de réservation mais aussi d’annulation.
Devrez-vous verser des arrhes? Une caution? Quel timing pour cela? Assurez-toi aussi à la lecture du contrat que tout ce que vous aurez discuté y figure. Les éventuels suppléments pour prolonger la soirée ou le coût du droit de bouchon par exemple.
Et puis, chat covidé craignant l’eau froide, je t’invite pour finir à poser la question d’une éventuelle annulation. Car une personne avertie en vaut deux (oui je peux continuer comme ça des heures avec mes expressions de grand-mère, try-me! lol).
